Nouveauté de la rentrée 2021: les demandes d'inscription (ou pré-adhésions)

Pourquoi cette nouvelle fonctionnalité ?

La rentrée est un moment crucial pour la majorité des associations françaises : il s’agit de remplir les rangs des adhérents pour les activités proposées. Pour certains secteurs associatifs, les adhésions représentent près de la moitié du budget des structures. Elles sont donc essentielles à leur pérennité.

Or, il existe presque autant de manières de gérer ses adhésions que d’associations.

Si vous utilisez AssoConnect, vous savez que notre module Adhésions permet déjà de gérer un grand nombre de situations. Mais certains cas complexes ou spécifiques n’étaient pas évidents à supporter.

C’était par exemple le cas pour :

• les associations proposant des cours de "test" avant de s’engager sur l’année, comme les clubs de sport, les associations culturelles, de loisirs, etc.
  • Exemple : je veux inscrire ma fille à un cours de karaté, mais je ne suis pas certaine que ça lui plaise. Je fais une demande d'inscription et je renseigne les informations. Elle participe à un cours d'essai, et victoire, ça lui plait. Je confirme son inscription et procède au paiement de l’adhésion au club pour l’année.
• les associations ayant des critères de validation pour les adhérents, comme les associations professionnelles ou d’anciens élèves par exemple
  • Exemple : adhérer à l'association requiert d'être labellisé "B-Corp" ou le montant de l'adhésion est calculé sur un critère de chiffre d'affaires. J'envoie donc ma demande d'inscription à l'association professionnelle en renseignant tous les champs demandés. Le comité d'adhésion se réunit et passe en revue toutes les demandes d'inscription. Pour chacune, il refuse ou accepte, et indique le montant de l'adhésion à payer. Une fois le montant de l’adhésion déterminé, je procède à son paiement.
• les associations dont les processus d'adhésions complexes limitent l'usage du paiement en ligne.
  • Exemples : gérer les adhésions à de multiples activités en même temps, valider des adhésions selon divers critères, gérer des processus de réduction complexes, proposer des listes d’attente pour les adhésions, etc.

Grâce à la nouvelle fonctionnalité "Demande d’inscription", ces challenges cérébraux ne seront plus qu’un mauvais souvenir.

Explications.

Comment fonctionnent les demandes d'inscriptions sur AssoConnect ?

Mettre en place les demandes d'inscription pour son association

Si votre association est abonnée à l’offre complète d’AssoConnect (ou même en essai gratuit), vous pouvez dès aujourd’hui bénéficier de cette nouveauté : elle est incluse sans surcoût dans votre abonnement.

Pour l’utiliser, activez-la depuis la page de fonctionnalités.

Ensuite, il suffit de suivre le parcours classique de création d’une campagne d’adhésion qui démarre désormais par le choix entre "Adhésions"(ce que vous connaissez déjà) et "Adhésions soumises à validation" (LA nouveauté). Elle s’appliquera alors à l’ensemble de votre campagne d’adhésion. La suite, vous la connaissez : remplissez les différents champs et mettez votre campagne en ligne.

Si vous souhaitez que certaines adhésions ne soient pas soumises à votre validation (comme c’était le cas jusqu’à présent), il suffit de créer une seconde campagne.

De la réception de la demande à la validation

Une fois votre campagne de demandes d’inscriptions publiée, le parcours est très simple :

1. L'adhérent choisit une formule d'adhésion et renseigne les informations que vous lui demandez. Il ne paie pas immédiatement. Son inscription est en attente de validation.
2. Sur votre plateforme AssoConnect, vous recevez la demande d'inscription. Son statut est "En attente". Vous pouvez alors accéder à l’ensemble des informations renseignées par l’adhérent. Sur la base de ces informations, vous pouvez :
   1. Valider la demande d’inscription,
   2. Modifier la demande d’inscription - et notamment le montant de l’adhésion à payer - et la valider (ou simplement enregistrer ces modifications dans un premier temps),
   3. Refuser la demande d’inscription. Dans ce cas, le processus s’arrête.

3. Si vous validez la demande d’inscription, vous avez deux possibilités :

1. Déclencher l’envoi d’un lien de paiement pour que l’adhérent finalise son paiement en ligne par carte bancaire,
2. Indiquer que vous avez reçu le paiement hors ligne (par chèque, par exemple) ou indiquer que vous le recevrez plus tard.

Voici un schéma récapitulatif du processus :

De la validation de la demande au paiement de l'adhésion

L’étape du paiement est évidemment cruciale dans le cadre d’une collecte d’adhésions. Il en va de la trésorerie de votre association.

Lorsque vous validez la demande d’inscription, deux possibilités s’offrent à vous :

• Envoyer un lien de paiement à l’adhérent afin qu’il règle son adhésion en ligne, par carte bancaire. Vous n’avez alors plus rien à faire.
• Indiquer que le paiement sera effectué d’une autre manière : chèque, espèces, virement bancaire, coupons sport, etc. Dans ce cas, lorsque vous recevrez le paiement, il faudra l’indiquer sur le logiciel afin que l’adhésion soit considérée comme payée et que les écritures comptables liées soient saisies automatiquement.

A noter : Si vous choisissez d’envoyer un lien de paiement, les choix effectués dans vos paramètres s’appliquent. Il est donc possible de proposer du paiement en une ou plusieurs fois, et d’avoir choisi entre les frais de transaction et le pourboire.

Quels sont les avantages pour votre association ?

Cette nouvelle fonctionnalité disponible sur AssoConnect offre de multiples avantages aux associations qui l’utilisent :

• Elle s’adapte parfaitement aux différentes réalités des processus d’inscription,
• Elle facilite la gestion des cas particuliers par les administrateurs,
• Elle allie la flexibilité liée à la modification et l’efficacité du paiement : choisir une formule, renseigner des informations, les modifier, puis procéder au paiement en ligne,
• Malgré un processus d’inscription soumis à validation, elle permet de digitaliser l’étape du paiement et évite donc aux trésoriers de devoir gérer de nombreux chèques,
• Elle offre un suivi facilité de la rentrée grâce à une vue claire sur l’état des inscriptions (validées, en attente de validation, en attente de paiement, refusées, etc.).

Cédrick, notre formateur en chef, vous propose une présentation en ligne de cette nouvelle fonctionnalité. Si la date ne vous convient pas, nous vous invitons à vous inscrire pour recevoir le replay de cette session.