Finis les doublons dans votre Communauté !

Nous répétons souvent que les membres sont le cœur de l'association. Une base de contacts complète et bien organisée est donc indispensable à la bonne gestion de l'association.

Or, nous avons reçu de très nombreux retours de nos clients nous reprochant d'être trop flexibles sur la création de nouveaux contacts. Cette flexibilité engendrait de nombreux doublons dans leurs bases de données, avec des conséquences pénibles :

• Une perte de temps liée à la nécessité d'identifier les contacts en doublon et de les fusionner,
• Une perte de confiance dans la capacité du logiciel à fournir une base de données exploitable.

Nous avons donc décidé de prendre le sujet à bras le corps pour mettre fin à ces frustrations légitimes. Explications :

• Implémentation d'un système de vérification
• Quelles sont les vérifications faites ?
• Que se passe-t-il en cas de doublon détecté ?
• Précisions supplémentaires

Implémentation d'un système de vérification

Nous avons créé un système de vérification des éventuels doublons à la création de compte.

Pour rappel, cette vérification existait déjà au moment des imports Excel dans la Communauté.

Cette vérification est implémentée et "tourne" à quatre occasions de création de comptes sur les plateformes AssoConnect :

→ depuis l'interface d'administration (Communauté > Contacts, puis le bouton "Ajouter") :

→ depuis la page d'inscription :

→ dans un formulaire d'adhésion ou de don en tant que personne qui adhère ou fait un don :

→ lors de l'ajout manuel par un administrateur dans un formulaire d'adhésion ou de don :

Quelles sont les vérifications faites ?

Les vérifications portent sur deux niveaux pour s'assurer s'il s'agit bien de la même personne (ou pas) :

• D'abord les nom et prénom du nouveau contact,
• Puis l'adresse mail et/ou le code postal.

Schématiquement :

Que se passe-t-il en cas de doublon détecté ?

Si les deux conditions précédentes sont remplies, alors le doublon est détecté, et aucun nouveau contact n'est créé puisqu'il s'agit de la même personne.

En revanche, les informations sont mises à jour selon les règles suivantes :

1/ Les informations non renseignées pour le nouveau contact en doublon n'effacent pas les informations préexistantes

Exemple :

1. John Doe (john.doe@email.com) est un contact existant dans votre Communauté, il a une photo de profil
2. Vous créez par erreur un nouveau contact appelé John Doe avec la même adresse mail, mais sans photo de profil
3. AssoConnect met à jour les nouvelles informations renseignées à propos de John Doe, mais ne supprime pas la photo de profil existante

2/ Les nouvelles informations remplacent les anciennes informations

Exemple :

1. John Doe (john.doe@email.com) est un contact existant dans votre Communauté. Son adresse postale est 6 rue Beauregard, 75002 Paris
2. Vous créez par erreur un nouveau contact appelé John Doe avec la même adresse mail. Son adresse postale est 34 rue du Sentier, 75002 Paris
3. AssoConnect met à jour le profil avec la nouvelle information qui devient donc 34 rue du Sentier, 75002 Paris

3/ Les nouvelles informations renseignées complètent les champs manquants du profil existant

Exemple

1. John Doe (john.doe@email.com) est un contact existant dans votre Communauté. Son adresse postale n'est pas renseignée
2. Vous créez par erreur un nouveau contact appelé John Doe avec la même adresse mail et dont l'adresse postale est 34 rue du Sentier, 75002 Paris
3. AssoConnect met à jour le profil avec la nouvelle information à propos de l'adresse postale : 34 rue du Sentier, 75002 Paris

Précisions supplémentaires

• Tous les éléments exposés ci-dessous sont aussi bien valables pour les contacts (= les personnes physiques) que pour les structures (= personnes morales) dans le cas où vous bénéficiez de l'accès à l'application Structures.
• Ce système de vérification n'est valable que pour les nouveaux comptes - contacts ou structures - mais n'est pas rétroactif. Néanmoins, si vous détectez des doublons dans votre Communauté, vous avez toujours la possibilité de les fusionner. N'hésitez pas à (re)lire l'article qui vous explique comment faire.